ЕЛЕКТРОННИ ТРУДОВИ ДОСИЕТА (eHR)

Ние ще ви подпомогнем с въвеждането на Електронни трудови досиета във вашата практика.

Според Наредбата е предвидена възможност за управление и съхраняване в електронна форма на трудови договори, които изискват съгласието и на двете страни, ангажирани в трудовото правоотношение, а така също и допълнителни документи като споразумения за квалификация и други.

Съгласно чл. 128б от Кодекса на труда работодателят е длъжен да води трудово досие на всеки работник или служител.

Създаването на електронните документи, включително и на трудови договори, се извършва чрез електронен подпис.

Електронните документи, които са създадени и се съхраняват съгласно нормативните изисквания, имат еднаква правна стойност с хартиените документи. Това означава, че не е необходимо да бъдат съхранявани отделно и хартиени документи.

Възможно е част от документите да са хартиени, а друга част да са в електронен формат. Въпреки това се препоръчва всички документи да са електронни, за да е по-лесно и евтино да се съхраняват и за да може да се правят справки по удобен и бърз начин.

Възможността документите да се създават и съхраняват в електронен вид намалява разходите на работодателите, но и същевременно гарантира изпълнението на техните задължения. Те имат възможност да правят бързо и лесно справки и да намират съответните необходими документи без загуба на допълнително време и ресурси. При евентуални проверки от страна на НАП или Инспекция по труда следва да се обърне внимание, че самата форма за предоставяне на документите и писмените обяснения е определена с разпоредбите на чл. 3, ал. 2 и чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) - подписаният с квалифициран електронен подпис електронен документ е равнозначен на саморъчно подписан писмен документ на хартиен носител, т.е. съхраненият електронен документ има правната сила на хартиения. Единствено при изрично искане на контролния орган той следва да се отпечатва и предоставя на хартия.

Ползи от внедряване на електронните трудови досиета

Възможността за създаване, обмяна и съхранение на документи в трудовото досие на работника или служителя е в пълно съответствие с европейското и национално законодателство. Съответствие с GDPR.
В подкрепа на вашите „зелени политики“ и екологично управление на вашия бизнес. Внедряването на електронните трудови досиета е в съответствие с успешните съвременните Добри управленски методи и може да бъде отчетена във вашия доклад за Корпоративна социална отговорност.
Лесен достъп до досиетата по всяко време
Спестяване на време и ресурси за поддържане и архивиране на трудови договори на хартия
Спестяване на разходи за куриер
Лесен импорт и експорт на данни
Създава се прозрачност във взаимоотношенията
Автоматично попълване на голямо количество информация чрез използване на предварително създадени форми на документи
Лесен достъп до готови форми на основни документи в трудовото правоотношение
Високо ниво на сигурност при съхранение на документи от трудовото досие